Para sistemas de gestão, a palavra escopo significa limite, abrangência.
A intenção da cláusula 4.3 é fazer com que a empresa determine os limites de atuação do seu sistema de gestão. Pense numa empresa que possua várias frentes de atuação, desde a fabricação de pontes rolantes até a prestação de serviços de reparos em motores elétricos. Será que o sistema de gestão irá abranger as duas frentes?
O escopo deve ser estabelecido com base em questões externas e internas, requisitos das partes interessadas e os produtos e serviços fornecidos pela organização.
Mas, qual a importância de se determinar o escopo de um sistema de gestão?
Bem, seria ótimo se todas as atividades, produtos e serviços de uma organização qualquer estivessem inseridos em um sistema de gestão. Porém, nem sempre é possível que a organização tenha controle ou influência direta na realização de suas atividades, produtos ou serviços. Por exemplo, uma empresa que fabrique parafusos pode ter parte de suas atividades sendo realizada por uma empresa terceirizada, como atividades de cromeação ou galvanoplastia. Ou então, uma empresa que preste serviços de limpeza nas instalações de outra empresa. E por vai.
Acontece que, em casos como os citados acima, talvez, o sistema de gestão não conseguisse atuar de forma efetiva. Por isso da limitação do escopo!
No caso da Norma ISO 9001, além da definição do escopo, a organização tem a necessidade de estabelecer quais requisitos normativos são ou não aplicáveis a ela, dentro do escopo estabelecido. Por exemplo, no caso da empresa de parafusos, ela pode não ter uma especificação vinda de um cliente que defina as características dos parafusos a serem produzidos. Nesse caso, ela pode considerar que a cláusula 8.5.3 não poderá ser aplicada. Ou então, uma escola de educação infantil talvez não necessite de um recurso para monitoramento / medição de seus serviços, podendo considerar que a cláusula 7.1.5 não poderá ser aplicada, também. Quem sabe até em uma empresa que consiga monitorar as características dos seus produtos ou serviços ao longo de sua realização, o requisito da cláusula 8.5.1 f) não seja aplicável. E diversos outros exemplos que podemos citar. Em todos os casos citados, quando a empresa entende que não poderá aplicar um requisito normativo, ou então, deixará de fora do escopo algum produto ou serviço, ela deverá justificar tal decisão.
Para a ISO 14001 e ISO 45001, essas situações citadas acima não têm possibilidade de acontecer, ou seja, todos os requisitos citados ao longo das duas Normas deverão ser aplicados ao sistema de gestão definido no escopo.
O escopo deve ser mantido como informação documentada. Aliás, é a primeira informação documentada exigida de forma obrigatória pelas Normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Ele deve incluir detalhes dos produtos e serviços cobertos. Esta informação documentada pode ser mantida em qualquer meio que a organização defina, como um manual, um site ou, até mesmo, na própria política do sistema de gestão.
Para a ISO 14001 e ISO 45001, o escopo do sistema de gestão também destina-se a esclarecer os limites físicos aos quais se aplica o sistema de gestão, especialmente se a organização for parte de uma organização maior. A organização possui a liberdade e flexibilidade para definir seus limites. Ela pode optar por implementar as Normas em toda a organização, ou somente em parte(s) específica(s) da organização, contanto que a alta direção dessa(s) parte(s) tenha autoridade para estabelecer um sistema de gestão ambiental e/ou de saúde e segurança do trabalho. Isso não significa que, por exemplo, o escopo do sistema de gestão alcance somente a área produtiva de uma empresa, deixando de lado outras áreas, como as administrativas, almoxarifados, refeitórios, etc.. A credibilidade do sistema de gestão depende da escolha dos limites definidos no escopo. Por isso, convém que a definição do escopo não seja usada para excluir atividades, produtos, serviços ou instalações que têm ou podem ter aspectos ambientais significativos, perigos para a saúde e segurança do trabalhador, ou para evitar seus requisitos legais e outros requisitos. No caso específico da ISO 45001, quando existem empresas terceirizadas executando atividades dentro do escopo definido pela organização, as atividades executadas por essa empresa terceirizada são parte do alcance do sistema de gestão de SST. Porém, a empresa terceirizada, propriamente dita, não faz parte do escopo.
Lembre-se que o escopo é uma declaração real e representativa das operações da organização incluídas nos limites do seu sistema de gestão, e não convém que induza as partes interessadas ao erro. Por isso, a sua definição deve ser clara e direta!
Por exemplo, uma empresa que tenha como produtos alvejantes líquidos, na definição do escopo ela não poderá colocar algo genérico, parecido com: "Produção de produtos químicos", uma vez que "produtos químicos" engloba uma lista enorme de possibilidades, desde o alvejante líquido (realidade da empresa) até peróxidos (fora da realidade da empresa).
Portanto, para finalizarmos, é importante entendermos muito bem qual é o tamanho da abrangência que iremos definir para os sistemas de gestão, lembrando que esse sistema de gestão é uma base de sustentação para os negócios e estratégias da organização!
Um abraço.